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As Soluções de Gestão Documental dão resposta às necessidades de arquivo digital da documentação das instituições, permitindo a digitalização dos documentos recebidos do exterior, o arquivo centralizado da documentação produzida internamente, e o acesso aos documentos arquivados pelos utilizadores, com base em pesquisas estruturadas, tendo em conta perfis de acesso que garantam a segurança no acesso à informação.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
• Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
• Gestão de Informação Integrada;
• Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;
• Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda à aplicação;
• Pesquisa de informação e de documentos fácil e rápida;
• Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
• Mecanismos de controlo de acessos e segurança que protegem os documentos de acessos não autorizados.
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